XRechnung im Kundenpanel: Rechnungen als XML nach EN 16931

Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können, und schrittweise wird die E-Rechnung auch beim Versand zur Pflicht. Ein PDF reicht dafür nicht: Gemeint sind strukturierte Daten nach der europäischen Norm EN 16931, die eine Buchhaltungssoftware ohne Abtippen einlesen kann. Deshalb gibt es jede Rechnung von CTS-Hosting jetzt zusätzlich als XRechnung.

So rufst du die XRechnung ab

Öffne im Kundenpanel den Bereich „Guthaben & Rechnungen“. Neben jeder Rechnung findest du jetzt zwei Downloads: wie bisher das PDF und neu den Button „XML“. Die XML-Datei kannst du direkt in deine Buchhaltungssoftware laden, sofern sie XRechnung importieren kann.

Was technisch drinsteckt

• Format: XRechnung 3.0 in der CII-Syntax (UN/CEFACT Cross Industry Invoice).
• Inhalt: Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Positionen, Netto- und Bruttobeträge, Steuersatz und unsere Firmen- und Steuerdaten.
• Käuferreferenz: Als Referenz steht deine Kundennummer in der Rechnung, damit deine Buchhaltung sie eindeutig zuordnen kann.
• Reverse Charge: Bist du ein Unternehmen in einem anderen EU-Land und ist deine USt-ID über VIES bestätigt, wird die Rechnung automatisch als Reverse-Charge-Rechnung (Steuerkategorie AE) ausgestellt.

Damit die Rechnung vollständig ist

Eine XRechnung ist nur so gut wie die Daten darin. Bei jeder Rechnung prüfen wir deshalb automatisch, ob E-Mail-Adresse, Anschrift, Postleitzahl, Ort und Land hinterlegt sind und ob eine angegebene USt-ID über VIES bestätigt wurde, und markieren fehlende Angaben. Halte deine Rechnungsdaten im Kundenpanel aktuell, dann landet alles korrekt in der XML-Datei.

Geprüft mit dem offiziellen KoSIT-Validator

Wir haben eine unserer erzeugten Rechnungen mit dem KoSIT-Validator geprüft – dem Werkzeug, mit dem auch die XRechnung-Zertifizierung überprüft wird. Geprüft wurde gegen das Szenario „EN16931 XRechnung (CII)“ mit den XRechnung-3.0.2-Regeln für Deutschland. Das Ergebnis: keine Fehler und keine Warnungen, das Dokument wird zur Annahme und Weiterverarbeitung empfohlen.

• Geprüfte Rechnung: RE-7NY4WLMO-2026 vom 4. Oktober 2026.
• Validator: KoSIT Validator 1.6.3, Prüfszenario „EN16931 XRechnung (CII)“.
• Geprüfte Regelsätze: UN/CEFACT CII (D16B), EN16931-CII 1.3.16 und XRechnung-CII 3.0.2.
• Ergebnis: XSD, EN-16931-Regeln und XRechnung-Sonderregeln jeweils ohne Befund – Empfehlung „annehmen und weiterverarbeiten“.

Geprüft wurde damit eine konkrete Rechnung aus unserem System – keine Zertifizierung für alle Rechnungen.

Was noch in Arbeit ist

• Leitweg-ID: Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber brauchen meist eine Leitweg-ID. Diese kann im Kundenpanel noch nicht hinterlegt werden. Wenn du eine brauchst, melde dich beim Support.

Den aktuellen Stand zu XRechnung, Datenschutz und weiteren Pflichten findest du jederzeit auf unserer Compliance-Seite unter cts-hosting.com/compliance.